Whistleblowing White-label
Un canale che tutela chi segnala e supera le verifiche di chi vigila.
Il D.Lgs. 24/2023 obbliga enti pubblici e imprese ad attivare un canale interno che garantisca la riservatezza di chi segnala, anche mediante strumenti di crittografia. Progettiamo, installiamo, personalizziamo e manteniamo quel canale: con il vostro marchio, sul vostro dominio, sulla nostra infrastruttura o presso di voi. Le segnalazioni sono lette esclusivamente dal gestore che designate.
Ambito di applicazione dell'obbligo
La soglia dei cinquanta dipendenti non è l'unico criterio: il decreto arriva molto oltre le grandi imprese.
Enti del settore pubblico
Amministrazioni, enti pubblici economici, società in controllo pubblico e concessionari di servizi pubblici: qui l'obbligo non dipende da alcuna soglia dimensionale.
Imprese con più di cinquanta dipendenti
Chi nell'ultimo anno ha impiegato una media di più di cinquanta lavoratori subordinati, a tempo determinato o indeterminato. La media si calcola sull'anno, non sul personale in forza oggi.
Soggetti dei settori regolati
Servizi finanziari, antiriciclaggio, sicurezza dei trasporti e tutela dell'ambiente: per i soggetti che rientrano negli atti dell'Unione richiamati dall'allegato al decreto l'obbligo prescinde dal numero di dipendenti.
Chi ha adottato un modello 231
Le imprese che si sono dotate di un modello di organizzazione e gestione ai sensi del D.Lgs. 231/2001 devono attivare il canale interno anche restando sotto i cinquanta dipendenti. È il caso che più spesso viene dimenticato.
Le disposizioni si applicano dal 15 luglio 2023; per i soggetti privati che nell'ultimo anno hanno impiegato una media fino a 249 lavoratori l'obbligo del canale interno decorre dal 17 dicembre 2023. ANAC applica sanzioni amministrative da 10.000 a 50.000 euro, fra l'altro, quando il canale non è stato istituito, quando le procedure adottate non sono conformi al decreto, quando le segnalazioni ricevute non vengono verificate e in caso di ritorsioni o di violazione dell'obbligo di riservatezza.
Dal testo del decreto alla configurazione del canale
Ogni requisito tecnico del decreto corrisponde a una funzione che possiamo mostrarvi in una demo e documentare in un audit.
Requisiti del decreto
- Riservatezza dell'identità di chi segnala, della persona coinvolta e di chi è menzionato, oltre al contenuto della segnalazione e alla documentazione allegata — anche mediante strumenti di crittografia
- Segnalazioni in forma scritta, anche con modalità informatiche, e in forma orale
- Su richiesta di chi segnala, un incontro diretto entro un termine ragionevole
- Avviso di ricevimento entro sette giorni dalla ricezione
- Verifica diligente e riscontro entro tre mesi
- Accesso alle segnalazioni riservato al personale autorizzato
- Conservazione per il tempo necessario e comunque non oltre cinque anni dalla comunicazione dell'esito finale
- Una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati sul trattamento delle segnalazioni
Risposta della piattaforma
- Segnalazioni e allegati cifrati in transito e a riposo, leggibili ai soli gestori designati
- Modulo web nella vostra lingua con i campi che vi servono; per la forma orale il gestore verbalizza e allega la trascrizione, che chi ha segnalato può verificare e sottoscrivere
- La richiesta di incontro resta agli atti della pratica, con data e esito registrati
- La piattaforma calcola i termini di sette giorni e di tre mesi e segnala le scadenze in avvicinamento
- Ruoli separati: chi amministra il sistema non accede al contenuto delle segnalazioni
- Ogni operazione sulla pratica finisce in un registro a prova di manomissione
- Politiche di conservazione impostate sul termine che avete definito, con eliminazione sicura alla scadenza
- Documentazione tecnica delle misure adottate, pronta da allegare alla vostra valutazione d'impatto
Nessun fornitore vi rende conformi da solo: il decreto chiede anche una procedura adottata e resa pubblica, un gestore designato e formato e, per chi ha un modello 231, il raccordo con il modello. La piattaforma copre la parte tecnica, e la copre in modo dimostrabile.
Processo dalla segnalazione all'archiviazione
Sei passaggi, ciascuno con una traccia documentata e un termine da rispettare.
Ricezione della segnalazione
Dal vostro dominio, in italiano o in inglese, dal browser di chi segnala. Chi vuole restare anonimo raggiunge il canale su rete Tor, tramite un indirizzo .onion: in quel caso non viene registrato alcun indirizzo IP.
Rilascio della ricevuta con codice univoco
Al termine dell'invio la piattaforma rilascia un codice univoco. È la prova dell'avvenuto deposito e l'unica chiave per rientrare nella pratica: non è riconducibile a un'identità e non ne conserviamo copia.
Avviso di ricevimento entro sette giorni
Il gestore designato riceve la notifica e conferma il ricevimento nel termine di legge. La piattaforma calcola la scadenza e la segnala prima che maturi.
Istruttoria e dialogo con il segnalante
Il gestore chiede chiarimenti e documenti attraverso il canale stesso. Chi ha segnalato rientra con il proprio codice e risponde senza rivelare l'identità: il confronto continua per tutta l'istruttoria.
Riscontro entro tre mesi
L'esito viene comunicato a chi ha segnalato entro tre mesi dall'avviso di ricevimento. Motivazione, atti e comunicazioni restano allegati alla pratica, nell'ordine in cui sono avvenuti.
Chiusura e conservazione a termine
Dalla comunicazione dell'esito decorre il termine di conservazione che avete definito, comunque non oltre cinque anni. Alla scadenza i dati vengono eliminati in modo sicuro e ne resta traccia nel registro.
La tutela dell'identità del segnalante
Chi teme una ritorsione valuta il canale in pochi secondi. Se non si fida, la segnalazione non arriva — e il problema resta dentro l'organizzazione.
Anonimato tecnico
Il canale è raggiungibile anche come servizio Tor: il traffico non espone l'indirizzo IP di chi segnala e nei log non c'è nulla da consegnare. L'anonimato è una possibilità, non un obbligo: chi preferisce identificarsi resta comunque coperto dalla riservatezza.
Pseudonimizzazione
La pratica vive sotto un codice identificativo, non sotto un nome. L'identità, quando c'è, resta separata dal contenuto della segnalazione e visibile solo a chi è autorizzato a conoscerla.
Crittografia e autenticazione
Le segnalazioni e gli allegati sono cifrati in transito e a riposo. L'accesso dei gestori passa da TLS, con autenticazione a più fattori: una password sottratta, da sola, non apre nessuna pratica.
Separazione degli accessi
Solo i gestori che designate vedono le segnalazioni, e vedono soltanto quelle di loro competenza. L'amministrazione tecnica della piattaforma è un ruolo distinto, che non comprende la lettura dei contenuti.
Eliminazione al termine del periodo di conservazione
Il decreto fissa un limite alla conservazione, non un archivio perpetuo. Alla scadenza del termine che avete definito i dati vengono eliminati in modo sicuro, con evidenza dell'operazione.
Continuità del canale
Aggiornamenti e correzione ciclica delle vulnerabilità note, mitigazione del traffico anomalo e bilanciamento del carico contro i tentativi di saturazione, backup verificati. L'obiettivo di disponibilità è definito per livello di servizio nel contratto.
Con il vostro marchio, sul vostro dominio
Chi segnala si fida di un canale che riconosce. Un indirizzo che rimanda a un fornitore terzo, in quel momento, riduce la fiducia.
Personalizzazione completa
Vostro logo, vostri colori, vostro dominio — per esempio segnalazioni.vostrodominio.it. Testi in italiano e in inglese, e la pagina informativa da pubblicare sul sito, come chiede il decreto.
Modalità di installazione
Sulla nostra infrastruttura, distribuita su due datacenter, oppure installata presso di voi se le vostre politiche lo richiedono. In entrambi i casi la manutenzione resta a carico nostro.
Gruppi societari
Ogni società del gruppo ha il proprio canale, i propri gestori e le proprie politiche di conservazione, su un unico impianto. Le segnalazioni di una società non sono visibili alle altre.
Studi professionali e consulenti
Se assistete imprese su 231 e conformità, il canale può portare il vostro marchio e diventare parte della vostra offerta: noi restiamo il fornitore tecnico, il rapporto con il cliente resta vostro.
Ripartizione delle responsabilità
Il decreto ammette che la gestione del canale sia affidata a un soggetto esterno, purché autonomo e con personale formato. Noi curiamo la parte tecnica: la valutazione nel merito spetta a chi designate.
Attività a vostro carico
- Designare il gestore delle segnalazioni: una persona, un ufficio autonomo dedicato oppure l'organismo di vigilanza
- Adottare la procedura interna e renderla pubblica, in una sezione dedicata del vostro sito
- Valutare le segnalazioni nel merito, condurre l'istruttoria e decidere gli esiti
- Informare e formare il personale, e raccordare il canale con il modello 231 se lo avete
- La valutazione d'impatto sulla protezione dei dati, che spetta a voi come titolari del trattamento
Attività a nostro carico
- Progettazione, installazione e personalizzazione del canale, con il vostro marchio e i vostri testi
- Irrobustimento della configurazione, aggiornamenti e correzione ciclica delle vulnerabilità note
- Backup, prove di ripristino e monitoraggio della disponibilità del canale
- Gestione tecnica dei termini, dei promemoria e del registro delle operazioni
- Affiancamento ai gestori sull'uso della piattaforma e sulle politiche di conservazione
- Il ruolo di responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, su vostra nomina, con la documentazione tecnica delle misure
A chi si rivolge
Il canale è lo stesso; cambiano i gestori, i campi del modulo e i tempi di conservazione.
Sanità e strutture di cura
Qui una segnalazione può riguardare la sicurezza delle cure, e non solo un'irregolarità amministrativa. Il canale va costruito per essere utilizzato con fiducia dal personale, altrimenti resta un adempimento formale.
Enti pubblici e società partecipate
Obbligati senza soglie e già abituati a rendere conto: il canale si affianca al responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza, e produce evidenze pronte per un controllo.
Banche, assicurazioni e soggetti antiriciclaggio
Settori in cui il canale interno convive con segnalazioni e presidi già previsti dalla regolamentazione di vigilanza. La separazione dei ruoli e la tracciabilità delle operazioni sono il punto su cui si concentra l'ispezione.
Imprese con modello 231
Il canale va richiamato nel modello e coordinato con l'organismo di vigilanza, che spesso è il gestore naturale delle segnalazioni. In questo caso non esiste una soglia dimensionale da invocare per rinviare l'adempimento.
Limiti del servizio
Quattro precisazioni che preferiamo mettere per iscritto in fase di valutazione.
Non leggiamo le vostre segnalazioni
La piattaforma è configurata perché i contenuti siano accessibili ai soli gestori che designate: l'amministrazione del sistema è un ruolo separato dalla lettura delle pratiche. Se vi serve un gestore esterno, è una figura da individuare con il vostro consulente o con l'organismo di vigilanza.
L'anonimato tecnico non copre il contenuto
Proteggiamo i metadati: indirizzo IP, sessione, orari. Se il testo della segnalazione contiene dettagli che rendono riconoscibile chi la scrive, nessuna tecnologia può nasconderli. Il modulo avverte chi segnala prima dell'invio.
Non è consulenza legale
Non redigiamo la vostra procedura, non nominiamo il gestore e non valutiamo la fondatezza di una segnalazione. Lavoriamo a fianco del vostro consulente o del vostro organismo di vigilanza, a cui quelle scelte competono.
Non sostituisce il canale esterno né le denunce
Nei casi previsti dal decreto chi segnala può rivolgersi ad ANAC o, a certe condizioni, rendere pubblica la violazione. Un canale interno che funziona rende quella strada meno probabile, ma non la chiude — e non fa venire meno gli obblighi di denuncia all'autorità.
Prossimi passi
Di norma il canale è operativo in circa tre settimane: configurazione, personalizzazione, prove con i gestori e consegna delle credenziali. Poi resta un canone annuale che comprende la manutenzione. Se preferite vederlo prima di decidere, allestiamo un canale di prova con i vostri testi.